Catégorie C, Administrative, Mâconnais-Clunisois

UN ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F) (PV-2022-003)

Postuler avant le 

SERVICE EXPERTISE EXPLOITATION ET ÉNERGIE pour LA DIRECTION DU PATRIMOINE ET DES MOYENS GÉNÉRAUX

Publié le

Sous l’autorité hiérarchique directe de la cheffe de service vous aurez pour mission :

  • Suivre administrativement les contrats d’entretien en MAPA : CVC, SSI, adoucisseur, (tableaux de bords, envois des courriers, relances et accompagnement des entreprises),
  • Collecter, exploiter et organiser des informations sur les marchés transversaux (ascenseurs, extincteurs, portes et portails,…) et élaborer des tableaux de bords et documents de synthèse,
  • Réceptionner, vérifier et classer les pièces administratives et comptables : saisie des bons de commande, lettres de commandes, validations de factures,
  • Enregistrer et classer les fiches et rapports d’interventions semestriels et annuels des entreprises d’entretien et de vérifications périodiques,
  • Fournir les éléments précédents au service stratégie immobilière pour intégration au logiciel de gestion de patrimoine,
  • Participer à la gestion électronique des demandes via l’outil Gimaweb (pour les prestations relevant de la compétence du service : bips, badges,…),
  • Gérer en partenariat avec les techniciens maintenance, l’attribution des badges et bips nécessaires au contrôle d’accès des sites,
  • Saisir des factures énergétiques des collèges dans le cadre du Décret tertiaire,
  • Suivre les dépenses effectuées pour les autres directions,
  • Participer à la rédaction des procédures opérationnelles à destination de différents services utilisateurs (DCJS, collèges,..),
  • Exploiter et mettre à jour les tableaux de suivi de Gestion de l’activité (bilan d’activité, budget),
  • Organiser la veille juridique et réglementaire pour le pôle en lien avec le responsable programmiste du service SPA,
  • Remplacer l’assistante de direction sur des tâches ponctuelles en son absence.
  • PV-2022-003_UN_ASSISTANT_ADMINISTRATIF__H_F_.pdf (.pdf, 421,5 Ko)

Je souhaite postuler en ligne